El Método MR: Seiri. El Secreto de la organización

El Método MR: La Primera S

Seiri. El Secreto de la organización

El primer paso: seleccionar (clasificar lo necesario y lo innecesario)
Seleccionar es el primero y el más importante de los elementos de esta técnica. La cantidad de cosas que llegan y se almacenan en un negocio es enorme; nos agobian y ocupan espacio vital para operaciones productivas, por lo que es importante tener y conservar en buen estado lo necesario, pero es aun más importante deshacerse de lo innecesario.

Clasificación de lo necesario y lo innecesario
La primera clasificación a realizar separará lo necesario de lo innecesario. Para determinar si algo es necesario o innecesario deben establecerse ciertos criterios.

El primer criterio que debemos aplicar es el de la utilidad de los objetos. Si algo no es útil, tiene que salir del entorno; si está descompuesto y se requiere, se debe reparar; si sirve pero ya no es útil, debe salir.

Eliminación de lo innecesario
Para eliminar lo innecesario existen dos grandes obstáculos: el apego y el temor que muchas personas sienten por las cosas cuando corren el riesgo de perderlas. Con frecuencia las personas se preguntan: "¿Qué gano si me desprendo de esto?".

Aunque cueste trabajo admitirlo, éste es el primer paso para ganar productividad y calidad en nuestro trabajo cotidiano y, finalmente, calidad de vida. Deshacerse de lo innecesario es el secreto de la organización; sin embargo, es algo mucho más complicado de lo que parece ya que:

·a lo innecesario se le asocia un valor sentimental o económico, y se piensa que deshacerse de esos objetos es un desperdicio;

·se considera que el tiempo invertido es tiempo perdido;

·no se cuenta con un método que permita liberar de lo innecesario a la empresa, de un modo eficaz.

El valor de un objeto en el entorno está determinado únicamente por su contribución al logro del objetivo del proceso. Si un objeto no es necesario y se encuentra en el proceso, perjudica, ya que consume espacio muy valioso y dificulta la productividad.

Para facilitar el proceso de eliminar lo innecesario, puede aplicarse la técnica de la tarjeta roja, que consiste en etiquetar cuantos objetos pudieran parecer innecesarios; en la etiqueta se anotará la fecha de la identificación. En caso de que el objeto sea requerido, en cualquier momento se quitará la etiqueta roja; si no fue requerido, por ejemplo, durante los tres o seis meses que hayan transcurrido, puede tomarse una decisión con la certeza de que el objeto es innecesario.

Si esta práctica se aplicara en el guardarropa personal, se pondría en evidencia que hay muchas cosas que no se utilizan durante mucho tiempo y, aún así, siguen ocupando un lugar considerable en el espacio que -curiosamente- siempre parece poco.

Clasificación de lo necesario
Una vez eliminado lo innecesario, toca el turno a lo necesario. Una de las formas más efectivas de estratificar los objetos necesarios es de acuerdo con la frecuencia con que los utilizamos, ya que ésta será la base para determinar la ubicación que deben ocupar.

Aunque la clasificación de acuerdo con la frecuencia de uso es la más común, en ocasiones debemos considerar otros factores: el riesgo que un objeto puede provocar, el costo de los artículos, la necesidad de almacenajes especiales, etcétera.