Monday, June 27, 2011

InfoPyME # 77 Estandarizar o morir



Estandarizar o morir

Autor: Mauricio Rodríguez Martínez
Director Lajapyme.


¡¡Su empresa requiere estandarizar su operación para sobrevivir¡¡


En estos tiempos la competencia es más fuerte que nunca; constantemente aparecen nuevas tecnologías, competidores más agresivos y clientes más exigentes. La empresa que no lo entienda e implemente un proceso de constante innovación, no sobrevivirá.

Masaaki Imai reconocido autor  japonés dijo “No puede haber mejoramiento en donde no hay estándares. Cada estándar, cada especificación y cada medición claman por una constante revisión y mejora”. 

En esa frase se resume la importancia de la estandarización para la operación y desarrollo de un negocio. Como lo señala Imai, el prerrequisito para la mejora es la estandarización. En este artículo veremos algunos elementos básicos para lograr la estandarización de su operación.

Estandarizar la operación o los procesos equivale a que las actividades rutinarias y repetitivas de la empresa se realicen de manera homogénea y así los productos o servicios tengan un nivel de calidad homogéneo. 

Para que esto suceda en el pasado los aprendices pasaban años con sus maestros y absorbían gradualmente la forma de hacer el trabajo. 

En los tiempos actuales las cosas han cambiando radicalmente.
El trabajo se ha dividido en pequeñas tareas por lo que para proporcionar un servicio o fabricar un producto, intervienen diferentes personas de diferentes áreas o departamentos.
Han aparecido nuevas tecnologías.
Las empresas no pueden esperar largos periodos para que las personas aprendan el trabajo.
Los volúmenes de producción se han incrementado.
Las empresas en su crecimiento contratan personas que no tienen el nivel de preparación o compromiso que los líderes desean.

Por lo anterior es muy importante estandarizar siguiendo una metodología efectiva, pero a la vez sencilla, que le permita a la PYME seguir con sus tareas cotidianas a la vez que va estandarizando sus procesos.

La estandarización debe dejar claro al menos 3 puntos:
1. Objetivo de la tarea a realizar. (El fin de lo que se va hacer).
2. Cuáles son las actividades básicas que hay que realizar. (Lo que se debe hacer).
3. Restricciones o medidas de seguridad. (Lo que no se debe hacer).

El primer punto, objetivo, es el más importante. 
Si analizamos cual es el objetivo de realizar algo en una empresa, veremos que siempre es servir a alguien. Podemos servir a un cliente interno, es decir otra persona o área en la empresa o a un cliente externo, los consumidores de nuestros productos y servicios. 
Ahora, ese producto o servicio que se convierte en el objetivo de la tarea lo podemos hacer bien o mal. Las variables que nos sirven para medir el desempeño de quien hace el trabajo son tres:
Calidad
Costo y
Tiempo.

Es claro lo importante que es identificar al cliente de lo que hacemos y satisfacer sus necesidades y las de la empresa cuidando las 3 variables criticas, la calidad (hacerlo conforme esta especificado o de acuerdo a lo prometido al cliente), el costo (usar el mínimo de recursos, evitando el desperdicio, el re trabajo, los defectuosos etc.) y el tiempo (cumplir en el tiempo prometido, evitando demoras, tiempos de espera y gastos asociados al paso del tiempo).

Cuando cada quien se preocupa de su cliente interno o externo las cosas cambian.
Es importante entender que el cliente manda en la cadena cliente proveedor y que el proveedor debe con humildad escuchar a su cliente para poder mejorar su trabajo.
Con la aplicación de este principio fundamental de manera natural se establecen cadenas internas cliente proveedor. 
Este enfoque al cliente brinda grandes beneficios a la empresa.

• Se reduce el costo, ya que se evitan tareas innecesarias.
• Se eleva la calidad de los productos, pues el foco de atención es el cliente.
• Se hacen evidentes las incongruencias entre la estructura organizacional y los procesos.
• Se disminuyen los tiempos de respuesta y mejoran los flujos de información.
• Se crea un ambiente propicio para el trabajo en equipo.

¿Por dónde iniciar?

La estandarización es una tarea laboriosa que puede tomar mucho tiempo y esfuerzo. 
En muchas ocasiones las empresas no han obtenido beneficios ya que sus esfuerzos no se consolidan. El dinamismo y cambios constantes rebasan los esfuerzos de estandarización que terminan por no servir para nada. Así muchas PYMEs no toman con seriedad la tarea de estandarizar.
El enfoque que proponemos a continuación, considera la dinámica que viven las organizaciones hoy en día y no solo puede acelerar el proceso de estandarización, sino que logra beneficios inmediatos. No te pierdas la segunda parte de este artículo.

Monday, June 20, 2011

InfoPyME # 76 El día de las bermudas


El día de las bermudas

Autor: Mauricio Rodríguez Martínez
Director Lajapyme.

El día de las bermudas es un día especial en el que todos van a la empresa a trabajar en tareas de eliminación de objetos innecesarios, limpieza y acomodo, con el fin de mejorar su lugar de trabajo y así elevar la calidad de vida.

Este día debe ser uno en que se tenga poca actividad en el negocio o un día no laborable. Es recomendable preparar un convivio para el final de la jornada.

La mayoría de las personas reaccionan de manera muy positiva a este tipo de actividades. Como está contraindicado pagar horas extras por la participación de las personas, una manera de compensar el esfuerzo extra es que la organización de esta actividad garantice que todo esté listo, principalmente lo que tenga que ver con el festejo.

El día de las bermudas es, ante todo, una oportunidad para lograr la integración del equipo de trabajo. Es conveniente que en este día todos participen, para lo cual debe hacerse una planeación adecuada de todos los aspectos necesarios y, en especial, una fuerte promoción de la actividad, vendiendo los beneficios que acarreará para todos.

Como ya se dijo, en el día de las bermudas se realiza la eliminación de todos los objetos innecesarios, para lo cual es recomendable marcar un lugar para el descarte, donde todas las personas llevarán los objetos que ya no les sean útiles. En este lugar se encontrarán cosas que si bien no le son útiles a una persona, pueden serlo para otra.

Alguien debe recibir la responsabilidad de coordinar los esfuerzos del descarte, ya que después de que se hace la redistribución interna, se tendrá que hacer cargo de la eliminación de los objetos restantes.

En algunas empresas, mobiliario y artículos útiles para los empleados se rematan a precios muy atractivos, y el resto se vende, se dona o se tira a la basura según sea el caso.

Finalmente todo debe salir del entorno, por lo que debemos anticipar la necesidad de transportación o equipos especiales, en caso de ser requeridos.

En el día de las bermudas también se realiza una limpieza completa del entorno, que incluye:
•    techos (sólo cuando no implica riesgos), paredes y pisos,
•    mobiliario y equipo,
•    materiales y herramientas.

Siempre que puedan sacarse los objetos del área, debe hacerse, para facilitar las tareas de limpieza. Realizar la limpieza de una área despejada, además de ser más rápida, es la única forma de llegar hasta él último rincón.

Hay que tomar las precauciones necesarias, aprovisionar los materiales de limpieza y considerar las precauciones a tomar y el equipo de limpieza necesario, lo cual depende del tipo de proceso y del entorno que se va a transformar.

Consideraciones especiales de una limpieza mayor.
•    Hacer la limpieza de arriba hacia abajo
•    Tratar cada pieza y equipo por separado
•    Incluir los alrededores de las áreas
•    Salvo impedimentos reales, todos deben participar
•    Incluir equipo de seguridad personal y contra incendio
•    Realizar un plan de seguridad que prevea y sea capaz de enfrentar cualquier situación de riesgo

Si bien los beneficios de un día de las bermudas son considerables, no basta con un esfuerzo puntual para lograr que el efecto sea permanente y que la empresa realmente cambie: se requiere un esfuerzo constante, tal como el espíritu de la técnica.

Monday, June 13, 2011

InfoPyME # 75 En que situación se encuentran las PYMES mexicanas??


En que situación se encuentran las PYMES mexicanas??

Autor: Mauricio Rodríguez Martínez
Director Lajapyme.

Sin poder generalizar y reconociendo la existencia de un buen numero de PYMES que son verdaderos modelos a nivel internacional, podemos afirmar que la inmensa mayoría de este tipo de empresas, se encuentran en situación caótica, en la que día con día se atacan los mismos problemas una y otra vez.

Para sobrevivir la PYME requiere encontrar la forma de generar satisfacción a sus actores principales, Clientes, Accionistas, Colaboradores.
Caos y crisis permanentes, afectan los intereses de los actores principales de una PYME:
•    El Accionista es afectado en sus intereses por los grandes desperdicios que merman la rentabilidad y por la falta de crecimiento imposibilitado por la complejidad del negocio que es originada en el caos, al quebrar la empresa, los colaboradores pierden su empleo y los clientes una opción de suministro de productos y servicios
•    Los Clientes se ven afectados por entregas tarde o problemas de calidad en los productos y servicios, lo que le obliga a cambiar de proveedor continuamente, esto a su vez afecta al accionista
•    Los Colaboradores son afectados por un ambiente de trabajo agresivo, perdida excesiva de tiempo para resolver problemas y por la falta de condiciones para poder satisfacer sus necesidades de ego-estima y autorrealización. Los buenos empleados terminan por buscar empresas en las que encuentren mayores satisfacciones, lo que afectará al cliente y al accionista

En un ambiente competido, como el de nuestro país, una PYME solo podrá sobrevivir y ser competitiva si adopta un sistema de gestión en el que se busque la satisfacción de los 3 actores principales de la empresa, Clientes, Accionistas y Colaboradores de esta forma se genera un circulo virtuoso que se refuerza con el paso del tiempo.
•    Colaboradores satisfechos, atienden bien a sus clientes, son productivos y están comprometidos con su empresa evitando desperdicios y mermas innecesarias.
•    Clientes satisfechos, mantienen a sus proveedores y recomiendan sus servicios a otros clientes potenciales, lo que permite el crecimiento de la empresa dando satisfacción al accionista.
•    Accionistas satisfechos, están dispuestos a mejorar las condiciones de trabajo, remunerar mejor a sus colaboradores e invertir en su desarrollo.
•    Es decir que en un ambiente competitivo, no hay de otra, todos deben estar satisfechos para que una empresa logre sobrevivir y ser competitiva.

Que opciones tiene la PYME para encontrar la forma de ser competitiva????

Uno de los grandes problemas es el bombardeo de información que confunde al directivo, que abrumado con una enorme carga de trabajo operativa, no dispone del tiempo ni de los medios para poder seleccionar un camino adecuado, por el cual desarrollarse, y termina tomando decisiones que luego abandona ó probando un poco de todo, hasta sentirse decepcionado por cuanta técnica conoce y por cuanto consejero se encuentra.

La solución tiene que ser sistemática, que se adapte y mejore con el tiempo a las necesidades de la empresa.

7 elementos importantes que debe contener la solución para que una PYME sea competitiva:

1.    La empresa conoce su mercado, sabe que es lo que aprecian mas sus clientes y cual es su desempeño comparado con la competencia. Utiliza la información que proviene del mercado, la voz del cliente, como base para tomar sus decisiones
2.    Han implementado un Sistema de Gestión, que entre otras cosas cubre los siguientes requerimientos:
  o    Proporciona un direccionamiento claro que guía a toda la empresa
  o    Establece una metodología para que las mejoras que requiera la empresa se realicen de manera sistemática,
  o    Se planea de forma participativa, los planes se ejecutan, se establecen mecanismos para verificar los avances y se toman acciones cuando hay desviaciones.
3.    Los procesos rutinarios, comprar, transformar, vender, proporcionar el servicio, cobrar, entregar, pagar etc. se encuentran estandarizados generando resultados consistentes día tras día. Los procesos generan a su vez la información necesaria para poder determinar en todo momento la situación que guarda y el comportamiento con las metas esperadas.
4.    Los líderes de la empresa, trabajan de forma planeada y sistemática, delegan adecuadamente, responsabilidad y autoridad, en sus colaboradores, lo que les permite desarrollarse en las actividades rutinarias de la empresa, mientras que los líderes se ocupan principalmente de diseñar un mejor mañana y establecer nuevos desafíos con Metas claras y cuantificables, las que serán alcanzadas con la participación de todos.
5.    Los diferentes departamentos de la empresa cooperan entre ellos y tienen objetivos comunes. Nunca el éxito de uno se logra en detrimento de los resultados de otra área, todos entienden su contribución y ante todo se busca servir al siguiente proceso, el cliente interno.
6.    Las personas están capacitadas para desempeñar sus puestos, se encuentran motivadas y están deseosas de aprender cosas nuevas. La gente esta satisfecha con su trabajo y existen mecanismos de participación que le permiten liberar su potencial
7.    Las áreas de trabajo se encuentran ordenadas, limpias y se cuenta con los materiales y herramientas necesarias para que las personas tengan un desempeño productivo

Los invitamos a conocer SIRC, una herramienta que le ayudara en el desarrollo de su empresa:



Monday, June 6, 2011

InfoPyME # 74 ¡Qué gran idea!



¡Qué gran idea!

Fuente: What a great Idea! 2.0 CHIC THOMPSON
Adaptado por: Daniela Rodríguez Chevalier

Pensadores, escritores e inventores han tenido sus propios tiempos y lugares para sus mejores creaciones. Hemingway escribía en cafés durante la mañana. Duke Ellington escribía su música en trenes. René Descartes trabajaba en la cama. Thomas Edison dormía en su laboratorio para escribir sus ideas en el momento en que se le ocurrieran, aunque fuera a la mitad de la noche. Beethoven llevaba un cuaderno con el, para escribir sus ideas de composiciones.

Aunque algunos de nosotros no estemos en la misma liga de los grandes pensadores sabemos que hay ciertos  tiempos y lugares  que conducen a idear más que otros. Cuando estas manejando y algo te golpea, en una fracción de momento ya tienes la solución a ese problema que has tratado de solucionar todo el día. O cuando estas tomando un baño y, casi sin saberlo, se te ocurre un plan brillante o una idea grandiosa.

¿Dónde se nos ocurren las ideas?

En una oficina se hizo una entrevista sobre cuando ocurren ideas y las respuestas fueron estas, contando hacia abajo, las top 10:
      10) Al hacer un trabajo manual
        9) Escuchando un sermón
        8) Al despertarse a la mitad de la noche
        7) Al hacer ejercicio
        6) Al leer
        5) Durante una reunión aburrida
        4) Quedándose dormido o levantándose
        3) Al ir al baño
        2) En el camino hacia el trabajo
        1) Al bañarse

Que no le sorprenda que el baño sea un lugar fértil para las ideas, ya que de acuerdo a una encuesta hecha por el USA Today, durante nuestro tiempo de vida pasamos 3 años en el baño. Mientras que en el baño: 53% de las personas lee,  47% piensa y 33% usa el teléfono.

Tal vez el agua sea un secreto para encender nuevas ideas. Apuesto a que todos nosotros hemos tenido una idea en  la regadera. Ahora piense por un momento: ¿Cuántas veces ha dicho que escribirá esa gran idea en cuanto llegue a su escritorio? Pero, en el momento en que ya esta frente a su escritorio esa idea se ha ido, para nunca ser encontrada. Las ideas vienen del estímulo que causa el lugar en donde estas. La perdida de ideas ocurre gracias a que cuando te estas secando estas cambiando este estímulo. Así que te recomiendo comprar un plumón a prueba de agua o transformar tu idea en una canción o en poema para que la pueda recordar fácilmente.

Sueña con los ojos abiertos

El software en tu cerebro pasa 24 horas al día produciendo y procesando ideas. De acuerdo con un estudio, nuestras mejores ideas vienen en los siguientes tiempos:
•    6 a.m. – mediodía: 30%
•    Mediodía -6 p.m.:14%
•    6 p.m.-medianoche:33%
•    Medianoche-6 a.m.:23%

Cuando esta dormido llamamos a la producción de ideas  “soñar”. Cuando esta despierto y mirando hacia la ventana la llamamos “soñar despierto”. Cuando esta despierto y concentrado en un tarea la llamamos “pensar”. En la escuela aprendimos a no soñar despiertos sino a solo sentarnos, pensar y recitar.  Aun así soñar despierto es vital para el éxito porque el futuro es lo único en lo que podemos hacer algo al respecto. El  pasado esta terminado y es muy tarde para cambiar el presente, decía Walt Disney.

Los enemigos de las ideas: Las Frases Matadoras

Sabemos que las ideas no son lo suficientemente buenas hasta que alguien hace algo con ellas. Alguien la tiene que aceptar, adoptar, trabajar y ponerla en acción. Ese alguien, tiene que ser alguien más que tú, ya que para implementar las buenas ideas se necesita trabajo en equipo. Así que le tienes que decir a alguien tu idea y al decirle a alguien sabes que puede ser reciba con aplausos,  al igual que puede ser rechazada. La calidad de la idea es la que determinará esto. 

Pero quien sabe que le pasará a su buena idea cuando se la sugiera a su jefe, colega, o cualquier otra persona importante en su vida?
Alguien, en algún lado va a llegar, armado y dirá:
“No esta en el presupuesto”, “No lo hacemos de esa manera”, “Ya lo hemos intentado”, ”Nunca tendrá éxito”

BANG! BANG! BANG!

Le disparan a su nueva idea antes de que este en acción.                  
                                                                         
Una frase matadora es una amenaza para la innovación. Claro que necesitamos advertencias. Estaríamos agradecidos si alguien nos gritara, “No, no lo hagas”, antes de que nos pusiéramos en el camino de un tren en movimiento. Y en cuanto a las ideas, ciertamente apreciamos las críticas constructivas. De todos modos, las frases matadoras son diferentes. Son declaraciones negativas que nos hacen pensar “Cielos, ojala no hubiera dicho eso” y nos hacen tener miedo a dar nuevas sugerencias.

De acuerdo con un reporte,  un trabajador promedio solo hace una sugerencia escrita cada 10 años. Pero ahora, más que nunca necesitamos grandes ideas. Necesitamos que revivan nuestra economía, que restablezcan a nuestra familia, que animen a nuestros trabajadores y que reinventen nuestras escuelas.

Así que para darle una oportunidad a nuevas ideas  hay que evolucionarlas para que sobrevivan a las frases matadoras. Y así innovar nuestro futuro.