InfoPyME # 77 Estandarizar o morir

Estandarizar o morir

Autor: Mauricio Rodríguez Martínez

Director Lajapyme.

¡¡Su empresa requiere estandarizar su operación para sobrevivir¡¡

En estos tiempos la competencia es más fuerte que nunca; constantemente aparecen nuevas tecnologías, competidores más agresivos y clientes más exigentes. La empresa que no lo entienda e implemente un proceso de constante innovación, no sobrevivirá.

Masaaki Imai reconocido autor  japonés dijo “No puede haber mejoramiento en donde no hay estándares. Cada estándar, cada especificación y cada medición claman por una constante revisión y mejora”. 

En esa frase se resume la importancia de la estandarización para la operación y desarrollo de un negocio. Como lo señala Imai, el prerrequisito para la mejora es la estandarización. En este artículo veremos algunos elementos básicos para lograr la estandarización de su operación.

Estandarizar la operación o los procesos equivale a que las actividades rutinarias y repetitivas de la empresa se realicen de manera homogénea y así los productos o servicios tengan un nivel de calidad homogéneo. 

Para que esto suceda en el pasado los aprendices pasaban años con sus maestros y absorbían gradualmente la forma de hacer el trabajo. 

En los tiempos actuales las cosas han cambiando radicalmente.

• El trabajo se ha dividido en pequeñas tareas por lo que para proporcionar un servicio o fabricar un producto, intervienen diferentes personas de diferentes áreas o departamentos.

• Han aparecido nuevas tecnologías.

• Las empresas no pueden esperar largos periodos para que las personas aprendan el trabajo.

• Los volúmenes de producción se han incrementado.

• Las empresas en su crecimiento contratan personas que no tienen el nivel de preparación o compromiso que los líderes desean.

Por lo anterior es muy importante estandarizar siguiendo una metodología efectiva, pero a la vez sencilla, que le permita a la PYME seguir con sus tareas cotidianas a la vez que va estandarizando sus procesos.

La estandarización debe dejar claro al menos 3 puntos:

1. Objetivo de la tarea a realizar. (El fin de lo que se va hacer).

2. Cuáles son las actividades básicas que hay que realizar. (Lo que se debe hacer).

3. Restricciones o medidas de seguridad. (Lo que no se debe hacer).

El primer punto, objetivo, es el más importante. 

Si analizamos cual es el objetivo de realizar algo en una empresa, veremos que siempre es servir a alguien. Podemos servir a un cliente interno, es decir otra persona o área en la empresa o a un cliente externo, los consumidores de nuestros productos y servicios. 

Ahora, ese producto o servicio que se convierte en el objetivo de la tarea lo podemos hacer bien o mal. Las variables que nos sirven para medir el desempeño de quien hace el trabajo son tres:

Calidad

Costo y

Tiempo.

Es claro lo importante que es identificar al cliente de lo que hacemos y satisfacer sus necesidades y las de la empresa cuidando las 3 variables criticas, la calidad (hacerlo conforme esta especificado o de acuerdo a lo prometido al cliente), el costo (usar el mínimo de recursos, evitando el desperdicio, el re trabajo, los defectuosos etc.) y el tiempo (cumplir en el tiempo prometido, evitando demoras, tiempos de espera y gastos asociados al paso del tiempo).

Cuando cada quien se preocupa de su cliente interno o externo las cosas cambian.

Es importante entender que el cliente manda en la cadena cliente proveedor y que el proveedor debe con humildad escuchar a su cliente para poder mejorar su trabajo.

Con la aplicación de este principio fundamental de manera natural se establecen cadenas internas cliente proveedor. 

Este enfoque al cliente brinda grandes beneficios a la empresa.

• Se reduce el costo, ya que se evitan tareas innecesarias.

• Se eleva la calidad de los productos, pues el foco de atención es el cliente.

• Se hacen evidentes las incongruencias entre la estructura organizacional y los procesos.

• Se disminuyen los tiempos de respuesta y mejoran los flujos de información.

• Se crea un ambiente propicio para el trabajo en equipo.

¿Por dónde iniciar?

La estandarización es una tarea laboriosa que puede tomar mucho tiempo y esfuerzo. 

En muchas ocasiones las empresas no han obtenido beneficios ya que sus esfuerzos no se consolidan. El dinamismo y cambios constantes rebasan los esfuerzos de estandarización que terminan por no servir para nada. Así muchas PYMEs no toman con seriedad la tarea de estandarizar.

El enfoque que proponemos a continuación, considera la dinámica que viven las organizaciones hoy en día y no solo puede acelerar el proceso de estandarización, sino que logra beneficios inmediatos. No te pierdas la segunda parte de este artículo.