Monday, August 29, 2011

InfoPyME # 82 ¡Nos pagan para comunicarnos bien! 2da Parte




¡NOS PAGAN PARA COMUNICARNOS BIEN! 
2da PARTE


Por. Manuel Ponce Polanco
manuelponce@partnerconsulting.com.pe



¿Cómo comunicarnos bien?
Muchas de nuestras habilidades concernientes a la comunicación interpersonal son aprendidas y, puesto que son enseñadas, podemos cambiarlas, modificarlas y desarrollarlas con el fin de tener mayor éxito en el ámbito.


Nos comunicamos a través de diferentes medios:
• Comunicación Verbal 7%
Utilizar las palabras apropiadas dentro del entorno adecuado es parte de una comunicación efectiva.
• Tono de Voz 38%
El tono de voz enfatiza la actitud de lo que deseamos transmitir. Ciertos tonos pueden crear ciertas reacciones y podemos utilizarlos en nuestra ventaja, pero si los empleamos mal sabemos bien que puede resultar desventajoso. Por ello es importante que tengas en cuenta, si deseas triunfar, cuán importante es utilizar el tono adecuado dentro de cierto ámbito.
• Lenguaje Corporal 55%
El lenguaje corporal envía otros mensajes que no necesariamente son expresados a través de nuestras palabras, ni de nuestro tono de voz. El lenguaje corporal también incluye las expresiones faciales.


Errores en la comunicación
Cometemos muchos errores al comunicarnos; pero entre los más relevantes podemos mencionar los siguientes:
1. Error en el canal escogido:
Los directivos sin formación en comunicación humana suelen tener una manera de plantear sus mensajes muy monótona. Unos por ejemplo, se basan en cartas; otros, en cambio, lo hacen a través de contactos telefónicos o personales. En general, tienden a abusar del medio en el que se encuentran más cómodos; los directivos introvertidos utilizan en demasía canales escritos, y los extrovertidos reuniones o entrevistas.
2. Error en el mensaje:
Los directivos sin formación en comunicación humana también suelen fallar en la graduación del mensaje. Lanzan mensajes exagerados para la situación y con ello introducen elementos de tensión en lugar de resolver problemas.
3. Error de generalización:
Generalizar y poner a todo el mundo en el mismo saco es también un error frecuente en los directivos sin formación en comunicación humana. Esto lo único que hace es poner en contra a parte de los colaboradores e incrementar la distancia entre jefes y colaboradores.
4. Error de la jerarquía:
Finalmente los directivos sin formación en comunicación humana suelen ignorar los niveles jerárquicos y generar con ello confusión.
Los mensajes que circulan en una empresa son demasiado importantes para dejarlos al azar o a la impericia.


Preguntas claves para comunicarnos de la manera más inteligente posible
1. ¿Está claro lo que desea comunicar y el propósito último de dicha comunicación?
Algunas personas se precipitan comunicando ideas que están en ciernes, para luego verse obligadas a rectificar. Antes de coger el teléfono o hablar en una reunión debemos preguntarnos:
¿Lo que voy a decir… tiene sentido?, ¿sirve para algo?
¿Esta propuesta… es sólida? ¿La he meditado suficientemente?
2. ¿Soy yo la persona idónea para protagonizar el mensaje?
Esta es la pregunta más importante a formularse en una organización jerárquica, y usted debería tenerla en cuenta de manera automática ante cualquier iniciativa de comunicación. En algunos casos es mejor delegar.
3. ¿Me dirijo a la persona o grupo idóneo?
El directivo tiene que decidir a quién se dirige basándose sobre todo en el conocimiento concreto de su organización.
4. ¿Debo escoger un estilo formal y distante o bien directo, casi amical?
El estilo a emplear estará en función de las personas, las jerarquías y el contexto. Cada estrategia tiene sus ventajas e inconvenientes.
5. ¿El canal y el instrumento escogido es el idóneo?
Estarán en función de los objetivos buscados con la comunicación. A veces el canal e instrumento escogido suele ser muy monótono para cada directivo.
6. El mensaje, ¿está suficientemente adaptado para la consecución del objetivo que perseguimos?
Debemos adaptar el mensaje a los objetivos que perseguimos. Ello supone tener muy en cuenta que: (1) los mensajes tiene una gradación lógica; (2) los mensajes debieran ser siempre lo más positivos y claros.


¡La buena comunicación impacta en la eficiencia de los procesos y en los resultados financieros!


Manuel Ponce Polanco; Profesional con sólida experiencia en gerencia, administración, procesos, finanzas, costos, y recursos humanos. Líder Certificado en Servicio al Cliente CCSL y Entrenador Certificado en Servicio al cliente CCST, por el SERVICE QUALITY INSTITUTE; Certificación Internacional cómo experto en Planeamiento Estratégico, Balanced Scorecard yGestión por Competencias; UTN Argentina; Certificado en Coaching Sistémico, UPC y MORE GLOBAL de México; MBA en Administración y Finanzas, Universidad del Pacifico; Master en Dirección Estratégica Financiera, Escuela de Negocios EOI España; Programa de Alta Dirección Comercial PADC, Universidad de Piura; Curso de Especialización en Gestión del Capital Humano, Universidad del Pacifico; Diplomado de Especialización en Finanzas Avanzadas, UPC; Curso de Especialización en Administración de Pequeñas y Mediana Empresas, IPAE; V Curso de Especialización en Finanzas y Desarrollo, COFIDE; Ingeniero Industrial, UNT.


Monday, August 22, 2011

InfoPyME # 82 ¡Nos pagan para comunicarnos bien!



¡NOS PAGAN PARA COMUNICARNOS BIEN! 

Por. Manuel Ponce Polanco
manuelponce@partnerconsulting.com.pe




La comunicación es la herramienta esencial a través de la cuál se organizan las acciones de las personas en una organización. Las buenas o malas comunicaciones impactan en la ejecución de los procesos y en consecuencia el consumo de los recursos; por ello comunicarnos bien o mal repercute en la cuenta de resultados de su empresa.


En el mundo empresarial de hoy, en muchos casos, las razones del éxito o fracaso de los directivos radican más en sus habilidades para comunicarse que en sus conocimientos específicos para el cargo.


Algunos directivos tienen habilidades naturales y sortean parte de los escollos de manera intuitiva. Otros en cambio, tienen limitaciones y se conducen según el capricho de su momento, tratan de imitar a sus jefes con la vana esperanza de obtener su mismo éxito o, lo que es peor, menosprecian la comunicación interpersonal. Si algo hacemos los directivos durante nuestras jornadas laborales –ante todo y sobre todo- es hablar, escuchar y compartir.


La realidad nos muestra que la mayor parte de los directivos no se han formado en comunicación humana y las consecuencias son evidentes:
• Conflictos innecesarios
• Enemistades y falta de cohesión en los equipos humanos
• Mala imagen
• Decisiones precipitadas y desmotivación


El desarrollar habilidades de comunicación podrá ayudarte en el trabajo, en todas tus relaciones con familiares, amigos, y en el ámbito social restante. Hay muchos aspectos dentro de una comunicación, los cuales combinados todos juntos pueden convertirte en una persona exitosa.


La comunicación efectiva
Para que la comunicación sea efectiva debemos:
• HABLAR positivamente.
• ESCUCHAR con empatía.
• PREGUNTAR con asertividad.
La comunicación efectiva permite:
• IDENTIFICAR los intereses de otros
• ACLARAR los nuestros
• COMPRENDER los deseos, expectativas y temores de nuestras relaciones
• SOLUCIONAR los problemas y las diferencias
• MANIFESTAR los sentimientos
• DESAPARECER los rumores y la radio pasillo
• FAVORECER la identificación del personal
• INCREMENTAR la participación y el reconocimiento
• AUMENTAR la productividad
• AUMENTAR el sentido de pertenencia


Una comunicación es efectiva cuando reúne características, tales como:
• El mensaje que se desea comunicar llega a la persona o grupos considerados apropiados para recibirlos.
• La consecuencia de la comunicación es el cambio de conducta esperado en el receptor.
• Cuando no es unilateral, sino que estimula la retroalimentación al mensaje enviado.
• Cuando existe coherencia entre el lenguaje verbal y el corporal.
• Cuando se ha escogido el momento, las palabras y la actitud apropiada.



Continuara...

Manuel Ponce Polanco; Profesional con sólida experiencia en gerencia, administración, procesos, finanzas, costos, y recursos humanos. Líder Certificado en Servicio al Cliente CCSL y Entrenador Certificado en Servicio al cliente CCST, por el SERVICE QUALITY INSTITUTE; Certificación Internacional cómo experto en Planeamiento Estratégico, Balanced Scorecard yGestión por Competencias; UTN Argentina; Certificado en Coaching Sistémico, UPC y MORE GLOBAL de México; MBA en Administración y Finanzas, Universidad del Pacifico; Master en Dirección Estratégica Financiera, Escuela de Negocios EOI España; Programa de Alta Dirección Comercial PADC, Universidad de Piura; Curso de Especialización en Gestión del Capital Humano, Universidad del Pacifico; Diplomado de Especialización en Finanzas Avanzadas, UPC; Curso de Especialización en Administración de Pequeñas y Mediana Empresas, IPAE; V Curso de Especialización en Finanzas y Desarrollo, COFIDE; Ingeniero Industrial, UNT.

Monday, August 15, 2011

InfoPyME # 81 Los 10 Pecados Capitales del Marketing



Los 10 Pecados Capitales del Marketing

Philip Kotler es reconocido en el mundo entero como el padre del marketing moderno, incluso la organización Management Centre Europe lo nombró el "el primer experto del mundo en la práctica estratégica de la comercialización".

Kotler es autor de más de 20 obras, mismas que han sido consideradas auténticos manuales de mercadotecnia y se han traducido en más de 20 idiomas.

En los últimos 40 años, Kotler ha forjado la mercadotecnia como la conocemos hoy en día por sus diferentes propuestas, pero una de sus obras más importantes es “Ten Deadly Marketing: Signs and Solutions”, que junto con el libro "Los 10 principios del Nuevo Marketing" señalan lo que se debe y lo que no se debe hacer en el marketing.

Con base en sus principios, te presentamos los 10 pecados capitales del marketing:

La compañía no está suficientemente orientada al mercado y dirigida a los consumidores: algunas empresas sólo definen su mercado como “mujeres de 20 a 40 años”, cuando  la mercadotecnia moderna requiere de estudios más profundos.  Es fundamental realizar estudios de mercado cada año y mantenerse informado sobre cómo se segmentan los consumidores.

Tu empresa no entiende del todo a sus clientes potenciales: según el experto, estas empresas realizaron su último estudio de mercado hace años, por lo tanto no conocen a sus compradores. Esto genera muchas quejas de sus consumidores, devoluciones y que la competenciavenda mejor.

La empresa necesita definir mejor la competencia y controlarla: siempre se debe estar al tanto de lo que pasa en la industria propia, conocer a los competidores, lejanos y cercanos, y estar atentos a lo que hacen.

El negocio no ha gestionado adecuadamente su relación con las partes interesadas: esto se refiere a una mala comunicación entre empleados, proveedores, distribuidores e inversionistas. Un cambio mal llevado, en cualquiera de las partes, se reflejará en la actitud de los demás.

A la empresa no se le da bien encontrar nuevas oportunidades: esto sucede cuando la compañía no introduce nuevos productos al mercado en varios años o cuando los productos que se lanzaron no fueron exitosos. Se debe buscar la manera de cambiar el pensamiento del negocio para generar ideas innovadoras.

Las políticas de productos y servicios de la empresa necesitan un ajuste: los planes de marketing están repletos de promociones, presupuestos, cifras, etcétera, pero carecen de un objetivo real y de un plan estratégico para conseguirlo.

La construcción de marca y las comunicaciones del negocio son deficientes: esto quiere decir que la política de producción de la mercancía no se ajusta a la realidad, porque la compañía ofrece demasiados servicios gratuitos que el cliente no valora y porque otros de los servicios tienen un costo exagerado.

La construcción de marca y las comunicaciones de la empresa son deficientes: a pesar de todo el presupuesto invertido en publicidad, aún hay muchos de clientes potenciales que no conocen la marca. Un error fatal es asignarle cada año el mismo presupuesto al departamento demarketing.

La empresa no está bien organizada para llevar a cabo un marketing eficaz: esto pasa cuando el departamento de marketing no conoce las funciones que le son propias, como  investigaciones de mercado, publicidad, promoción y administración de ventas, así como las tendencias de consumo.

La empresa no ha sacado el máximo partido a la tecnología: esto se da porque no se usa internet y las nuevas plataformas que no ofrece, como redes sociales, o porque el sistema de ventas es anticuado y ya no responde a las necesidades del consumidor moderno.

¿Alguna vez has cometido alguno de estos pecados capitales?

Monday, August 8, 2011

InfoPyME # 80 “A que le tiras.................”



“A que le tiras.................”

Autor: Mauricio Rodríguez Martínez
Director Lajapyme.

A que le tiras cuando sueñas mexicano del popular Chava Flores, nos inspira para desarrollar el tema de liderazgo.


En primer lugar tenemos a la antítesis del líder,  “El Jefe Estrella” un ser prepotente, sabelotodo, centralizador, que planea solo y no cree en la gente. Como podrán ver en la caricatura que nos acompaña, el “El Jefe Estrella” tiene sus días contados, al menos en las organizaciones que buscan ser competitivas y tendrá que transformarse en líder. 

¿Como podemos definir a un líder?
Una persona que es capaz de involucrar a los que lo rodean, liberar su potencial y dirigirlo hacia la meta.
Un verdadero líder requiere un blanco, una meta hacia donde dirigir el potencial de su equipo, requiere ideales que sean atractivos para todos aquellos que, junto con él, darán lo mejor de si mismos para lograr la meta

Cuando le preguntamos a un jefe estrella,  ¿a que le tiras? La respuesta siempre será algo así como, “con esta bola de irresponsables no se puede hacer nada, ya estoy cansado de decirles las cosas pero a nadie le interesa nada, por eso están como están etc. etc.

Si le hacemos la misma pregunta a un líder, la respuesta será:
Tenemos un objetivo muy claro, que ha sido cuantificado y al cual le dimos un plazo fatal para alcanzarlo, hemos definido con la participación de los miembros del equipo un método que puede llevarnos a la meta, sin embargo, constantemente estamos verificando avances y haciendo los ajustes que consideramos necesarios para asegurar el logro de nuestra meta.

Como vemos un líder siempre sabe a que le tira, un jefe estrella se puede llenar de lamentaciones y convertirse en mártir en esta época de fuerte competencia.

Las armas mas poderosas con las que cuenta un líder son el ciclo PDCA y la participación de su gente, el líder debe ante todo ser un experto en relaciones humanas que entienda la naturaleza humana y provea los mecanismos para que las personas encuentren la satisfacción de sus necesidades dentro de la empresa.

A veces nos preguntamos por que la gente trabaja con un nivel muy bajo de motivación, pero cuando participa en un deporte, digamos un juego de futbol, se entrega por completo.

El Dr. Yoshio Kondo ha desarrollado una teoría de la motivación humana en la que afirma que cuando las empresas logren incorporar los elementos que caracterizan el deporte lograran la motivación de sus empleados.
Nosotros simplemente preguntamos:

¿Qué motiva en el Futbol?

No será difícil encontrar todos los elementos que hacen de este y muchos otros deportes algo tan atractivo para los seres humanos.
Existe una meta clara
Hay entrenamiento
Las reglas son claras y aceptadas por todos
Esta permitido liberar todo el potencial
Existe trabajo en equipo
El reconocimiento es inmediato
Hay competencia
El marcador (Como vamos) es conocido por todos
Existe un plazo fatal que ayuda a la liberación de energía

Si usted es el Director de la Empresa o tiene la responsabilidad de alcanzar ciertos resultados con los recursos que se le han asignado, vea a sus colaboradores y si encuentra caras desmotivadas y actitudes negativas, reflexione acerca del Jefe Estrella y piense si en su área de influencia existen los elementos que motivan a los seres humanos, es probable que en gran medida la situación que prevalece en el lugar de trabajo, este determinada por el estilo de liderazgo del jefe.

Monday, August 1, 2011

InfoPyME # 79 Desperdicio Las 7 mudas. Lo que no agrega valor 2da Parte




DESPERDICIO.
LOS 7 MUDAS. LO QUE NO AGREGA VALOR.

Autor: Mauricio Rodríguez Martínez
Director Lajapyme.

Muda de Defectuosos, Retrabajos y Reparaciones
La existencia de productos defectuosos, retrabajos y las consecuentes devoluciones o quejas de los clientes cuando no se detecta el error antes de llegar al mercado, es tal vez el desperdicio con el que mas familiarizados estamos. 
El desperdicio que se genera por el material defectuoso tiene varios componentes. Los costos de retrabajos, de materiales utilizados, de la mano de obra invertida y todo lo asociado con la fabricación. Además en muchas ocasiones el material defectuoso hace necesario que se incurra en costos, como el manejo de materiales, devoluciones, e inspecciones. Finalmente en muchas ocasiones los defectuosos afectan las entregas, originan que se trabaje tiempos extras, dañan los equipos y absorben otro tipo de recursos.

Muda de Movimiento
Cualquier movimiento del cuerpo que no este ligado directamente con la acción de agregar valor, es improductivo. Debemos eliminar la necesidad de que el operario se desplace sin agregar valor y todo esfuerzo físico innecesario, como levantar y transportar objetos pesados dentro de su lugar de trabajo, tomar las cosas con una mano y luego pasarla a la otra etc.
Para determinar el Muda de Movimiento hay que observar con cuidado al trabajador durante la ejecución de su trabajo y concentrarnos en sus manos y sus pies. Rápidamente saltaran a la vista los movimientos innecesarios. Para eliminar Muda de Movimiento tenemos que cambiar la localización de los equipos, los materiales y las herramientas que utiliza el operador durante la ejecución de su trabajo.

Muda del Proceso
Muda del proceso es el desperdicio que ocurre durante las operaciones que agregan valor al producto. Existen muchas ocasiones en que una operación hace necesario que se realice otra que no existiría si la primera se hiciera de forma diferente. 
También podemos encontrar que se utilizan muchos recursos (Un cañón para matar una mosca) en operaciones que podrían ser ejecutadas con menos inversión. 
El Muda de proceso se logra reducir en ocasiones combinando operaciones y diseñando líneas de producción flexibles.

Muda de Esperas y Colas
Siempre que en una línea alguien espera a que algo mas suceda para poder realizar sus actividades de valor agregado, se produce el Muda de Espera. Este muda puede ser enorme y lo podemos detectar observando el lugar de trabajo. Si un operario tiene que esperar para realizar sus operaciones de valor agregado a que la maquina termine su ciclo, este operario esta generando Muda de Espera ya que esta simplemente esperando sin agregar ningún valor. 
En los procesos administrativos los ciclos de producción son extremadamente largos ya que existen periodos muy largos de Muda de Espera.

Muda de Transporte
El movimiento de materiales de un lugar a otro, entre una operación y la siguiente es clasificado como Muda de Transporte. El transporte se puede realizar a través de camiones, patines, montacargas o transportadores, todos ellos deben ser vistos como Muda, ya que durante el transporte no se le esta agregando valor al producto. 
Entre mas distantes se encuentren los equipos unos de otros, el Muda de Transporte crecerá, de igual forma debemos analizar todo el proceso de generación de valor desde materia prima hasta producto terminado y el Muda de Transporte se hará visible de inmediato.

A continuación veremos un procedimiento de Reducción de Tiempo de Proceso que pueden ser aplicadas por las PYMEs, siempre buscando el principio de la eliminación del desperdicio, de lo que no agrega valor.

Reducción de Tiempo de Proceso 
Procedimiento de Reducción de Tiempo de Proceso  
1. Forme un equipo responsable del proyecto, asígnele suficiente autoridad  y capacítelo en el uso de las  herramientas y técnicas de reducción de tiempo de proceso
2. Definir quien es el cliente, el producto y cuales son sus necesidades en cuanto a Calidad, Costo y Tiempo de Respuesta
3. Defina quienes son los proveedores del proceso y establezca sus requerimientos de Calidad, Costo y Tiempo de Respuesta
4. Observar y Estudiar el proceso, elaborando diagramas de flujo, siguiendo físicamente la secuencia de actividades
5. Identifique los desperdicios. Los 7 mudas
6. Reduzca esperas entre actividades de Valor Agregado:
7. Eliminar Operaciones de Valor no Agregado
Justificar la existencia de cada una de las actividades de valor no agregado, preguntándonos por qué es necesaria y que sucede si la eliminamos
Si no la podemos eliminar, preguntarnos si la podemos consolidar con otra actividad ó si la podemos reducir
Utilizar diagramas de Causa y Efecto para detectar los orígenes de las actividades de valor no agregado