Monday, November 28, 2011

InfoPyME # 94 Reflexiones acerca del poder de la técnica de las 5’S


Reflexiones acerca del poder 
de la técnica de las 5’S


Articulo escrito por: Mauricio Rodríguez M.
Director Lajapyme


Para muchos de ustedes es bien sabido que la técnica de las 5’S tiene un gran impacto en los negocios y en cualquier entorno en el que se aplican. 

En mi caso mucho tiempo me conforme con ver los resultados sin explicarme claramente las causas. Recordemos el famoso anuncio: “todos saben que si alivia, nadie sabe como alivia”.

Sin embargo es importante reflexionar acerca de las razones o causas que hacen de esta técnica una joya de la administración.

Primero es importante mencionar que las 5’S no son un esfuerzo aislado de limpieza y acomodo, lo cual puede servir como un gran disparador, pero que en pocos días o semanas se pierde. Lo que realmente buscamos es crear y mantener un entorno productivo de manera permanente.

Considerando lo anterior podemos preguntarnos por que es tan poderosa esta técnica:

1. Sencillez: Solo 5 pasos que todos comprenden y que inician por el más poderoso de todos que consiste en eliminar lo innecesario. En un país en el que estamos educados con el principio “más es mejor”, que tenemos gran apego por los objetos, y somos inseguros, iniciar por establecer criterios claros para separar lo que no sirve y eliminarlo,  es invaluable.

2. Ambiente: La interacción del entorno y de la persona es muy poderoso. En un lugar sucio tendemos a ensuciar, en un lugar limpio y ordenado tendemos a mantenerlo. Guliani el alcalde de New York relata como un elemento estratégico para combatir la delincuencia fue eliminar el grafitti, reparar las ventanas rotas, e iluminar las calles.

3. Repetición: Todos aprendemos a desarrollar habilidades a través de la repetición y la práctica deliberada de una conducta. Si realmente nos comprometemos a la implementación de las 5’S es necesario repetir una y otra vez, ciertas acciones de acomodo, de limpieza y de evaluación entre otras. 

4. Medición: La implementación debe ser acompañada por una evaluación con una lista de verificación apropiada a cada entorno. Medir es esencial para que la persona administre la implementación girando el PDCA (Plan, Do, Check, Act). Al medir tenemos una retroalimentación objetiva de los avances y nos permite reaccionar para tomar las medidas pertinentes para avanzar.

5. Competencia y trabajo en equipo: El medir y exhibir los resultados genera una competencia sana entre las diferentes áreas que tienen que trabajar en equipo para mejorar sus niveles de 5’S. Igualmente actividades como el día de la bermuda que es un gran esfuerzo de eliminación de innecesarios, acomodo y limpieza, fomenta la integración y el trabajo de equipo de todos.

6. Estándares: La implementación de las 5’S tiene una base firme en estándares de orden y limpieza. Trabajar con estándares permite a los equipos de trabajo un esfuerzo coordinado y a cada persona le da un espacio para ejercer su autonomía y creatividad. 

7. Cultura: La constante práctica de ciertos principios en el entorno laboral nos llevan a adoptar una nueva cultura en la que comprendemos que debemos mantener un entorno y una mente ordenada y limpia como forma de vida y que para alcanzar los objetivos de nuestra vida, debemos ser disciplinados.

Tuesday, November 22, 2011

InfoPyME # 93 El Plan de Negocios en una página. !Mejorado¡



El plan de negocios en una pagina mejorado. 



Articulo escrito por: Mauricio Rodriguez M.
Director Lajapyme



Amig@s, en el pasado número de Infopyme presentamos una propuesta para elaborar un plan de negocios en una pagina que despertó mucho interés.  Varios de ustedes solicitaron el formato que con gusto les envié. 

Un buen amigo, Francisco Gamez de los Mochis, me platico que existía un libro del mismo nombre así que me di a la tarea de buscarlo. No lo encontré pero encontré otro parecido que se llama The one hour business plan for growth.

En esencia considero que el objetivo de los diferentes métodos es la misma. 
- Definir donde estamos
- Definir donde queremos ir
- Establecer un camino para llegar ahí.

Además una elemento fundamental para el éxito del negocio que consiste en concentrarse en lo realmente importante se logra cuando reducimos el espacio disponible, ya que de esa manera hacemos un esfuerzo de síntesis de lo verdaderamente importante.

Considerando el interés y reflexionando al revisar la bibliografía que les refiero, pensé en dos pequeñas mejoras que se pueden hacer a la metodología y formato del número anterior.

1. Incluimos la política básica completa. En el formato anterior no consideramos a los valores y revisando la propuesta no vimos ninguna justificación para ello.

2. Incluimos indicadores, para lo cual después de llenar de manera conceptual el formato para realizar el plan lo que determina la estrategia del negocio, vestimos con una hoja gemela que contiene los indicadores. De esta forma, si por ejemplo decimos que nuestra diferenciación es un servicio memorable, te sugerimos que determines como lo medirás, para hacerlo realidad.

Nuevamente les ofrezco enviar el formato a las personas interesadas. Solicitarlo a mrodriguezmr@gmail.com

Thursday, November 10, 2011

InfoPyME # 92 El Plan de Negocios en una página



El Plan de Negocios en una pagina

Autor: Mauricio Rodríguez Martínez
Director Lajapyme.


Para una pequeña empresa se requieren soluciones prácticas que le permitan al empresario concentrarse en lo que es verdaderamente importante. 
En este articulo veremos una útil herramienta que puede ayudar a un líder de empresa a enfocar sus esfuerzos.

Una pagina puede parecer un espacio reducido para hacer un plan de negocios, sin embargo como veremos podemos concentrar la información muy valiosa y suficiente para la toma de decisiones.

Primeramente les recomendaría que realizarán este esfuerzo en equipo sumando las aportaciones de las personas clave de la empresa, para lo cual es muy útil que cada quien escriba brevemente la esencia de lo que piensa en cada punto a considerar y posteriormente se discuta hasta llegar a un consenso.

El primer elemento del plan de negocios sería tener clara la Misión. Esta es la razón de existir y ser del negocio y en ella deberá quedar claro que mercados buscamos atender y con que productos. Debemos evitar un enunciado de misión que se acomode a cualquier empresa, pensar cual es realmente la esencia de lo que somos.

El segundo elemento es la Visión.  Este es un concepto totalmente diferente a la misión y con frecuencia los confundimos. La Visión nos sirve para definir que, como y donde queremos estar en un periodo determinado normalmente de 3 a 5 años. La visión debe ser cuantificable y la podemos ver como la madre de todas las metas.

Posteriormente es conveniente que hagamos un esfuerzo para diferenciar estratégicamente nuestro negocio de la competencia. Para ello debemos definir que nicho de mercado queremos atender y buscar los elementos que nos permitirán competir con ventajas. Retomando la propuesta de los autores del “Océano azul” les sugerimos analizar que factores o elementos de su propuesta de valor se tienen que crear, realzar, eliminar o reducir.  Tanto crear y realzar son importantes para encantar a nuestros clientes, como eliminar y reducir son estratégicos para reducir costos y poder llegar con un precio competitivo que además nos permita tener utilidades atractivas. En mi experiencia aplicando esta metodología he visto que para nosotros los mexicanos, nos es mucho más fácil definir que crear y realzar, pero nos cuesta mucho trabajo encontrar que eliminar o reducir. Para ver la importancia de esta parte de la diferenciación basta con pensar en un tipo comida rápida y hotel express entre otros, para ver claramente que se distinguen por muchas cosas que fueron eliminadas o reducidas, que no impactan tanto en la satisfacción del cliente, pero si ayudan a bajar los precios y ser más competitivos.

Después de definir claramente el modelo de negocios, con los tres puntos anteriores, vamos a hacer un diagnóstico de la situación actual utilizando el FODA, herramienta conocido por todos. Es importante que mantengamos la dinámica de que todos escriban individualmente lo que perciben y que posteriormente se discuta para llegar los acuerdos. Desde mi punto de vista para un pequeño negocio es suficiente tener claras sus tres principales fuerzas, debilidades y amenazas. Recordemos solamente que las fuerzas y debilidades son internas y las oportunidades y amenazas son aspectos del entorno.

El quinto elemento lo conforman las directrices y las metas con un horizonte anual.

Las primeras directrices deben ser las ventas y utilidades que se deben establecer en pesos y porcentaje de las ventas respectivamente. 

Posteriormente debemos seleccionar algunas otras directrices, de una a tres, que serán el foco estratégico para lograr las metas de ventas y utilidades y que representaran las áreas de innovación de la empresa. A partir de estas directrices y sus metas se desprenderán los planes operativos, los que pueden ser construidos en formatos 3W, (que, quien, cuando) o en 5W + 2H (que, porque, como, quien, cuando, donde y cuanto).

Finalmente para cerrar el plan de negocios de una pagina podemos identificar si se requieren recursos extraordinarios, materiales o humanos, para lograr las directrices.

Estimados amigos, realmente la experiencia de hacer un plan de negocios en una pagina es un ejercicio de análisis y síntesis muy enriquecedor que les ayudará a ver más claramente su empresa y tomar mejores decisiones.

Cualquiera que este interesado en recibir un formato para hacer el ejercicio, puede escribir a mrodriguezmr@gmail.com

Tuesday, November 1, 2011

InfoPyME # 91 The checklist manifiesto 3a Parte



THE CHECKLIST MANIFIESTO

Articulo escrito por: Mauricio Rodriguez M.
Director Lajapyme

Esta es la tercera y última entrega en la que hemos analizado el interesante libro de Atul Gawande.

Veamos por que un checklist puede ser tan poderoso para lograr los asombrosos resultados que vimos en la 2ª parte.

EL Checklist final tiene 19 elementos.
Antes de la anestesia se tienen 7 elementos a checar:

1. Identidad del paciente.
2. Consentimiento para la intervención.
3. Sitio para la operación debidamente marcado.
4. Monitor de oxigeno colocado y trabajando.
5. Alergias que el paciente pudiera tener a los medicamentos.
6. Dispositivos disponibles para atender problemas  generados por la anestesia.
7. Disponibilidad de la sangre en cantidad y tipo y los dispositivos intravenosos.

Después de la anestesia, pero antes de la incisión se tienen 7 checks adicionales

8. Los miembros del equipo se aseguran que conocen sus nombres y roles.
9. Todos confirman que tienen en mente al paciente y lado del cuerpo correctos.
10. Confirmación que los antibióticos fueron suministrados oportunamente
11. Disponibilidad y exhibición de las radiografías necesarias.
12. Reunión relámpago, brieffing, el cirujano dice que tiempo espera que dure la operación, la cantidad de sangre que se espera perder, etc.
13. Brieffing del equipo de anestesia de los aspectos relevantes
14. Brieffing del equipo de enfermeras de la disponibilidad del equipamiento, de la esterilización y del paciente.

Finalmente después de la operación y antes de que el paciente sea trasladado a su cuarto se verifican 5 puntos

15. La enfermera verifica el nombre del procedimiento que se ejecuto
16. El etiquetado de cualquier espécimen o tejido enviado al laboratorio
17. El conteo de esponjas y todo el instrumental
18. Si algún desperfecto en el equipo del quirófano se tiene que reportar antes del siguiente procedimiento
19. La revisión verbal de todo el equipo de lo que esperan hacer para la pronta recuperación del paciente asegurando que todos cuentan con información completa y oportuna


Si analizamos cuidadosamente lo que significa este checklist veremos que no solo es una herramienta para evitar un olvido, sino que esta condicionando pequeñas actividades que redistribuyen el poder entre los miembros,  fomentan el trabajo en equipo y evitan errores “tontos” pero que son muy costosos. 

Veamos algunas de ellas.

a) Al tener cientos o miles de operaciones realizándose en los hospitales cada día, es muy probable que se comentan errores “tontos” como operar a alguien diferente o intervenir el lado equivocado del cuerpo. De esta manera aunque en la mayoría de los casos pareciera innecesario, el equipo debe verificar la identidad del paciente, su consentimiento para la realización de la operación y la correcta ubicación del lugar para la intervención.

b) Todos deben conocerse por su nombre, lo que puede parecer insignificante, pero que en realidad es una condición indispensable para la adecuada interacción entre los diferentes roles que conviven en un quirófano. En especial pensemos que puede sentir una persona del equipo que desempeña un rol menor ante la eminencia que puede representar un doctor reconocido, que ni siquiera sabe su nombre. Como advertir o llamar la atención de alguien tan distante?

c) La existencia de los brieffings es la parte que finalmente asegura la generación del resultados. Al hacer estas breves interacciones, manifestando cada quien sus puntos relevantes y estimando que se espera de la cirugía, permite que todos sepan cuando una situación se le esta saliendo de control al cirujano y que se actue oportunamente. 

De esta manera vemos que con el checklist se logra una mejor interacción de todos, se establecen las condiciones para trabajar en equipo y los parámetros para reaccionar ante las anormalidades oportunamente son claros para todos.

Así que como conclusión quisiera decir que no subestimemos el poder de un checklist para establecer las condiciones apropiadas para lograr mejorar el desempeño en nuestros puestos de trabajo.

Excelente libro que les recomendamos a todos.